So klappt die LMS-Migration:
FAQs und Checkliste
Wird ein neues Learning Management System (LMS) benötigt oder verschwindet ein LMS-Anbieter vom Markt, ist guter Rat erst einmal teuer. Welche anderen Anbieter gibt es und vor allem: Wie wird die Migration der vorhandenen Daten sichergestellt? Welche Prozesse zu Migration und Aktivierung braucht es? Wir haben Tipps von Branchenexperten gesammelt und die wichtigsten Fragen und Antworten in unserer FAQ-Checkliste zusammengefasst.
Worauf sollte ich bei der Auswahl eines neuen Anbieters achten?
Der neue Anbieter sollte über ausreichend Erfahrung in der Datenmigration verfügen und individuell darauf eingehen, was der Kunde benötigt und keine one-size-fits-all Lösungen anbieten. Da eine 1:1 Übertragung höchstwahrscheinlich nie möglich ist, sollten Sie darauf achten, dass der neue Anbieter Sie ausreichend berät und den Zweck aller Datenbits versteht, um diese in das neue System zu übersetzen.
Die Migration sollte zudem auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Je nach Anforderung kann dies auch mit einer Standard-Migration geschehen, oder aber durch die Anfertigung kundenspezifischer Skripte.
Gibt es Unterschiede bei der Migration in die Cloud oder on premise?
Vorausgesetzt der neue Anbieter bietet beide Lösungen an, macht dies für den Kunden keinen Unterschied. Lediglich die Übertragung der Daten funktioniert unterschiedlich, doch dies muss der Anbieter gewährleisten.
Wie läuft die Migration ab?
Eine Migration verläuft in unterschiedlichen Phasen. Andreas Pohl, Director Research & Development bei imc empfiehlt: „Grundsätzlich sollte eine Migration immer als ein gesamtes Projekt verstanden werden. Dies ist besonders in Hinblick auf die Einrichtung der neuen Software in Verbindung mit der Datenmigration wichtig. Diese Kombination ist essenziell um zum Go-Live mit den benötigten Daten im neuen System weiterarbeiten zu können. Wir unterteilen ein solches Projekt in insgesamt zehn Phasen.“ Diese sind:
- Besprechung, Analyse und Definition der zu migrierenden Daten und Verarbeitung
- Spezifikation des Migrationsprozesses bzw. Formats in einer Dokumentation
- Anbieter entwickelt Skript gemäß der vereinbarten Spezifikation
- Kunde bereitet Daten und Dateien gemäß vereinbarter Spezifikation vor
- Ausführung der Skripte in der Testumgebung*
- Ausgabe von Fehlern in eine Protokolldatei*
- Qualitätsprüfungen seitens Anbieter und Kunden*
- Korrekturschleife an Daten und Skripten*
- Durchführung der tatsächlichen Migration in der Produktionsumgebung
- Abschließende Verifizierung & Abzeichnung
*die Schritte 5-8 werden in komplexen Migrationsprojekten mehrfach durchgeführt.
Welche Daten können überhaupt migriert werden?
Grundsätzlich können erst einmal (fast) alle Daten migriert werden. Die Frage ist viel mehr, für welche Daten dies überhaupt sinnvoll ist und vorweg: Keine Migration ist ein Selbstläufer sondern mit Aufwand verbunden und muss genau geplant und besprochen werden. Im Idealfall relativ unproblematisch ist die Migration von:
- Nutzerdaten
- Lernhistorie
- Kurs- und Lerninhalten
- Trainingslocations
- Kurse und Programme
- Jobprofile und Kompetenzen bzw. Kompetenzprofile
- Testfragen
Bei der Migration von Daten wie Schulungs- und Kurshistorie kommt es zudem auf die Komplexität der Inhalte an. Teilweise ist diese standardmäßig möglich, es können aber auch spezielle Skripte benötigt werden, wenn bspw. zahlreiche Informationen wie Zertifikats- und Kompetenzzuweisung verknüpft sind.
Welche Schnittstellen sollte der neue Anbieter bedienen können?
Ein erfahrener Anbieter verfügt über dedizierte Migrations- und Importskripte um Migrationen für den Kunden effizient und mit der notwendigen Datenqualität durchzuführen. Mindestens sollten einschlägige Schnittstellen für Learning Management Systeme verfügbar sein, wie SCORM, AICC, LTI, QTI sowie eine eigene REST-API oder andere Konstrukte zur Einbindung bzw. Versorgung von Drittsystemen.
Wie lange dauert die Migration meines LMS?
Migrationsprojekte werden meist dreistufig betrachtet. In Stufe eins, wenn lediglich Nutzerdaten mit Lernhistorie übertragen werden müssen, kann der Prozess innerhalb einer Woche abgeschlossen sein. Für solche Fälle gibt es Standardsets mit Importskripten, die eine rasche Migration ermöglichen.
Je komplexer ein System, desto länger dauert jedoch die Migration und pauschale Aussagen sind hier schwierig zu treffen. Grundsätzlich kann ein Zeitraum von drei Monaten für die Überführung der Daten bis zum Testing realistisch sein.
Zudem spielen für Projektdauer weitere Punkte eine Rolle, deren Aufwand häufig nicht im Vorfeld abzuschätzen ist. Diese sind unter anderem:
- Datenkomplexität
- die Menge der zu erwarteten Daten und deren Zustand (Bereinigung erforderlich oder nicht?)
- die Abhängigkeit von nicht entwickelten/konfigurierten Funktionen
- Entwicklungsressourcen für Skripte
- uvm.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass jede Migration sehr gute Planung und Vorbereitung erfordert, da viele Faktoren berücksichtigt werden müssen. Dadurch, dass eine Abhängigkeit von externen IT-Ressourcen oder Drittanbietern besteht, gilt es eine Migrationsspezifikation möglichst früh zu dokumentieren. Erfolgt die Migration aufgrund eines gezwungenen Anbieterwechsels, ist es umso wichtiger dafür zu sorgen, dass Daten und Zugänge des Legacy-Systems zur Verfügung stehen.
Auch wenn dies alles erst einmal nach viel Aufwand klingt, kann sich die Arbeit durchaus lohnen. Jeder Anbieterwechsel sollte als Chance betrachtet werden, Altlasten loszuwerden und verbesserte Prozesse zu implementieren. Wichtig ist vor allem, einen Anbieter zu wählen, der über die nötige Erfahrung sowohl in Beratung, Planung als auch Umsetzung verfügt und ähnliche Projekte nachweislich erfolgreich durchgeführt hat.
Ein Legacy-System bezeichnet eine etablierte, historisch gewachsene Anwendung im Bereich Unternehmenssoftware.
Weitere Informationen
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema LMS-Migration haben, kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Auf dieser Seite finden Sie außerdem die 10-Punkte Checkliste als PDF zum Download.
Falls Sie Hilfe bei der Auswahl des richtigen Anbieters benötigen, empfehlen wir unser Whitepaper zum Thema "In 4 Schritten zum passenden LMS - Hilfe im Anbieterdschungel“.
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Wenn Sie mehr über das Learning Management System der imc erfahren möchten, finden Sie hier alle Information dazu.
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