Trotz aller Erfolge ist die Einführung von New Work dennoch keineswegs ein Selbstläufer, sondern erfordert aktives, gemeinschaftliches Gestalten wie Elke Zastrau, Head of Human Ressources und Mitglied des New Work Transformation Teams, erklärt.

„Wir organisieren New Work als kontinuierlichen Transformationsprozess, der umso spannender ist, als dass es woanders keine Vorbilder gibt, die sich eins zu eins übernehmen ließen. Darüber hinaus gewinnen generelle Herausforderungen im hybriden Kontext an Schärfe: Im Transformationsteam beschäftigen wir uns mit der Gestaltung der Aspekte individuelle Wertschätzung, Identifikation, Interaktion und Inklusion seitens der Führungskräfte sowie insbesondere mit Fragen in Bezug auf Produktivität, Ergebnisorientierung und Innovationskraft der imc.“

Welche Meilensteine wir in 12 Monaten New Work erreicht haben, möchten wir uns im Detail noch einmal ansehen und die Highlights Revue passieren lassen.

Mit der positiven Energie des letzten Jahres starten wir nun mit neuen Zielen in 2023 und wollen auch dann den Prozess weiterhin begleiten und vorantreiben. Die Neuerungen müssen gefestigt und langfristig weiterentwickelt werden. Darunter ist sicherlich die Anpassung des Leadership-Programms zu nennen oder die weitere Professionalisierung und Nachbesserung unseres operativen Modells. Natürlich wird auch noch das ein oder andere Office-Makeover folgen. Wir werden berichten und weitere Veränderungen begleiten und freuen uns auf alles, was noch kommt!

Um diese Vision zu unterstützen, möchten wir multifunktionale Bereiche in den Büros mit einem einzigartigen Charakter schaffen – und das mit wenig Aufwand, kleinem Budget, aber dafür einem umso größerem Ergebnis. Gestartet sind wir mit den Büros in München, Australien und Saarbrücken.

Am Standort Australien gab es ein besonderes Highlight: Denn einer der Mitarbeiter designte und zeichnete anschließend eigenständig den imc Slogan „We Empower“ an die Wand. Neben einer kleinen Bar und einer Sofa-Ecke, die zu After-Work Events einladen, ziert nun der Slogan die Wand und verleiht dem Büro nochmal ein einzigartiges Flair.

Corporate Designer Adam van Winden zum Office-Make Over: „Unser Büro befand sich nach der Pandemie in einem etwas desolaten Zustand, und die Neugestaltung trug dazu bei, ihm etwas dringend benötigte Sorgfalt und Pflege zukommen zu lassen. Der Raum ist jetzt lebendig und so gestaltet, dass man sich wohlfühlt.“

Natürlich ist es schön, in neuen Räumlichkeiten zu arbeiten – allerdings war es auch der ideale Anlass, um die Teams vor Ort zusammenzubringen. Die Teams gestalteten ihre Offices selbst um, was wiederrum den Zusammenhalt stärkte. Am Ende der Umgestaltung folgte ein kleines After-Work Event, zu dem sich alle einfanden und das Endergebnis feierten.

Somit waren die Office Make Overs in vielerlei Hinsicht ein voller Erfolg, sodass wir die Umgestaltungen auch an den anderen Standorten nach und nach umsetzen wollen. Die Büros in London und Singapur sind bereits in Planung und auch in der Schweiz wurde ein neues Büro bezogen, welches demnächst eingerichtet wird. Wir werden berichten!

Mit jeder Menge positiver Energie und beflügelt von neuen Ideen und Lernerfahrungen ging es für Kerstin und Sven anschließend weiter nach Singapur. Auch an unserem Standort in Asien standen Markenbildung, Teambuilding, Networking und kultureller Austausch im Fokus.

Becker’s Fazit nach dem Besuch: „Uns wurde durch die Reise zu den Standorten wieder bewusst, wie wichtig es ist, als internationale Organisation auch interkulturelle Kontakte zu pflegen. Denn im Endeffekt sind wir eine gemeinsame Organisation mit gemeinsamen Wünschen und Zielen.“

Steffen betont außerdem: „Organisationsentwicklung und insbesondere New Work erfordern auch interkulturelle Kompetenz sowie Respekt vor Menschen und Kulturen. Der Austausch zwischen unseren Ländern hatte für mich daher eine besondere Bedeutung, der er maßgeblich für unseren Geschäftserfolg ist. Wir müssen es schaffen, unsere Verschiedenheit zu nutzen und Unterschiede zusammenzubringen, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen.“

Und die Erfolgsgeschichte geht weiter: Auch in Singapur sind bereits weitere Aktivitäten geplant mit dem Ziel, zukünftig noch erfolgreicher als Team zu agieren. Wir werden zeitnah darüber berichten.

Gesundheit und Wohlbefinden beschreiben unseren mentalen Zustand – wie wir uns fühlen und wie gut wir den Alltag bewältigen können. Daher ist es uns wichtig, die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu stärken – nicht nur in schwierigen Zeiten. Neben der Einführung der Plattformen Voiio und My Seven Steps sowie regelmäßigen Tipps und Empfehlungen haben wir daher im August eine komplette Gesundheitsinitiative gestartet. 

Sarah Pitzius, Personalreferentin bei imc erklärt, weshalb uns dieser Monat besonders am Herzen lag: „Aus HR-Sicht war es uns wichtig, die Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen und das Thema Gesundheit im Allgemeinen ganz in den Mittelpunkt zu stellen. Die unterschiedlichen Formate sollten jedem ganz individuell die Möglichkeit geben, sich im Rahmen von Live Sessions mit externen Anbietern bestmöglich über das vorhandene Angebot zu informieren, praktische Angebote wie Yoga-Sessions oder Workshops zu besuchen und sich mit anderen Mitarbeiter*innen zu den Themen auszutauschen.“ 

Wer kennt es nicht, im Alltag kommt ausreichend Bewegung häufig zu kurz. Wie gut, dass die vor einigen Monaten eingeführte Plattform Voiio Abhilfe schaffen kann. In einer gemeinsamen „Aktiven Mittagspause“ wollten wir noch einmal auf die Vorteile und das vielfältige Angebot der Plattform aufmerksam machen, die unter anderem auch kurze Bewegungseinheiten anbietet. So hieß es also 15 Minuten effektives Training für den Nacken und Rücken in der Mittagspause. 

Ein weiterer wertvoller Benefit stellen die „Flow & Focus“-Yoga-Sessions von Sales Consultant Katharina Kunz dar, die über das ganze Jahr hinweg in regelmäßigen Abständen stattfinden, im August jedoch jeden Mittwoch gehalten wurden. Von Mitarbeitenden für Mitarbeitenden lautet hier das Motto. „Wir vergessen manchmal, welche Wirkung ein paar Minuten ruhiges Atmen und bewusste Bewegung haben können, wenn wir gestresst und unkonzentriert sind. Mit den Flow & Focus Sessions möchte ich meine Kolleg*innen genau dabei unterstützen und die Möglichkeit schaffen, sich diese Zeit bewusst zu nehmen“, erklärt Katharina. 

On Top gab es zudem auch noch eine kleine Smoothie Bar, die von einer Mitarbeiterin initiiert wurde. Selbst gemachte Melone-Ananas und Spinat Sellerie Smoothies versüßten allen die Mittagspause – gesund und vor allem lecker.  

Sich um die eigene Gesundheit zu kümmern ist wichtig, doch leider gibt es auch Situationen, in denen auch andere auf unsere Hilfe angewiesen sind.  

Ein Thema, welches uns alle jeden Tag, zu jeder Zeit begegnen kann: Erste-Hilfe für andere. Um im Ernstfall schnell handeln zu können, sind entsprechende Kurse von großer Bedeutung. Deshalb haben wir im Headquarter einen Erste-Hilfe Kurs organisiert, sodass jede*e Interessierte sein Wissen auffrischen kann.  

Gemeinsam Leben retten? Mit einer Blutspende kann jede*r dazu beitragen. Sowohl in Melbourne, also auch in Saarbrücken organisierten sich die Teams, um zu einem der angebotenen Blutspende-Termine zu gehen. 

Was hat sich in deinem Alltag geändert seit der Einführung des hybriden Arbeitens?

Seit der Einführung des hybriden Arbeitens ist es angenehm, dass wir uns entscheiden können, wo wir gerne arbeiten möchten. Wir sind nicht gezwungen, jeden Tag ins Büro zu kommen, aber auch nicht, dauerhaft zu Hause zu arbeiten.

Dein Lieblingsarbeitsplatz ist…

Definitiv zu Hause. Da ich fast 35 km von Saarbrücken entfernt wohne, mag ich es von zu Hause aus zu arbeiten. Ich spare die Zeit, früh aufstehen zu müssen und mit Bus und Bahn zur Arbeit zu fahren.

Verrätst du uns dein Erfolgsrezept für mehr Produktivität und Kreativität im New Work Modell?

Mein Rezept für den Erfolg: Morgenrituale als Garant für einen gelungenen Tag. Plane deinen Tag, setze dir smarte Deadlines, die du auch einhalten kannst. Mache regelmäßig Pausen und belohne dich auch für das Geleistete.

Was wünschst du dir für die Zukunft?

Ich würde mir wünschen, dass das New Work Modell so bleibt wie es ist und vielleicht irgendwann die 4-Tage-Woche in Frage kommt.

Hat sich seit der Einführung des hybriden Arbeitens in deinem Alltag etwas geändert?

Ich würde sagen, es hat den Stress reduziert. Eine Kombination aus scheinbar vielen kleinen Dingen ergibt in der Summe eine große Verbesserung der Lebensqualität. Dinge wie die Verringerung der Fahrtzeit, die Tatsache, dass man nicht immer das Mittagessen für den nächsten Tag vorbereiten muss oder die Erleichterung, Termine während der Arbeitszeit wahrnehmen zu können, haben einen großen Unterschied gemacht. Der reduzierte logistische Aufwand sowie die Möglichkeit, entspannt von zu Hause aus zu arbeiten und meinen Arbeitsalltag individuell gestalten zu können, hat mich glücklicher und entspannter gemacht.

Dein Lieblingsarbeitsplatz ist…

Mein Zuhause. Dort bin ich viel entspannter. Ich mag es, laut Musik zu hören, den ganzen Tag über kurze Yogapausen zu mache und frische Luft und Tageslicht an meinem Arbeitsplatz zu haben. Ich fühle mich mit Klimaanlagen und künstlichem Licht im Büro einfach nicht so wohl.

Und wie sieht dein Erfolgsrezept für mehr Produktivität und Kreativität im New Work Modell aus? 

Ich finde es wichtig, sich auch tagsüber Pausen zu gönnen und nach draußen zu gehen. Das trägt auch enorm zur Produktivität und Kreativität bei. Bei mir haben diese individuellen Anpassungen jedenfalls bewirkt, dass ich deutlich entspannter und zufriedener bin.

Hand aufs Herz, was ist dein Highlight des neuen Arbeitsmodells? 

Die Möglichkeit, morgens länger zu schlafen.

Wie hat die Einführung des hybriden Arbeitens deinen Alltag verändert?

Vorher habe ich in einem Job gearbeitet, in dem ich nicht hybrid arbeiten konnte. Daher ist diese Erfahrung eine vollkommen neue für mich und ich merke, dass ich motivierter an die Arbeit herangehen kann und entspannter bin.

Wo ist dein Lieblings-Arbeitsplatz?

Das kommt immer darauf an, was gerade ansteht. Schreibe ich nur Konzepte, Texte, suche Ideen oder bereite Kundentermine vor – dann zuhause. Habe ich Termine, muss Projekte finalisieren oder Deadlines einhalten – dann im Büro.

Hast du Tipps für mehr Produktivität und Kreativität im New Work Modell?

Ich mag die App „Forest“ in der man kleine niedliche Bäumchen pflanzt, wenn man sein Handy in Ruhe lässt und somit motiviert wird, fokussiert zu arbeiten. Außerdem empfehle ich, immer einen kleinen Block parat zu halten, in dem man Ideen und Einfälle sofort notieren kann (auch wenn man sie in diesem Moment vielleicht gar nicht braucht). Und wenn man von zu Hause arbeitet, sollte man meiner Meinung nach mindestens einmal am Tag mit einem Kollegen quatschen!
Wenn ich im Homeoffice arbeite, habe ich ebenfalls den Vorteil durch meine Wohnung zu laufen und mit mir selbst zu „brainstormen“ – das würde im Büro zwar auch gehen, aber hier lenke ich niemanden ab.

Hast du Verbesserungsvorschläge oder wünschst du dir etwas für die Zukunft?

Mein Wunsch wäre, dass das Modell bleibt. Die Vorteile des hybriden Arbeitens überwiegen meiner Meinung nach und ich habe das Gefühl, dass die imc damit mit der Zeit geht.

Erzähl doch mal Eric, was hat sich in deinem Alltag geändert seit der Einführung des hybriden Arbeitens? 

Für mich hat sich tatsächlich nicht viel geändert. Bereits bei meinem vorherigen Arbeitgeber habe ich aufgrund der räumlichen Distanz ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet. Mit dem hybriden Arbeitsmodell bei der imc habe ich allerdings einen Vorteil gewonnen: Wo sonst nur Online-Meetings den direkten sozialen Kontakt mit Kollegen ermöglicht haben, eröffnet sich mit der Einführung des New Work Modells für mich die Möglichkeit, Kollegen auch vor Ort zu treffen – wann immer ich will oder es sinnvoll ist. Rückblickend würde ich sogar sagen, dass reines „Work-From-Home“ nur eine Zeit lang bedingt Spaß macht. Der soziale Kontakt fehlt und der spontane Austausch – ohne dafür extra Meetings planen zu müssen.

Dein Lieblings-Arbeitsplatz ist… 

Meine Terrasse, mit Blick ins Grüne.

Welche Wege hast du für dich gefunden, um produktiver und kreativer zu arbeiten und hat dir das Hybrid-Modell dabei geholfen? 

Für mich funktioniert es seit jeher gut, den Arbeitsalltag – gerade von zuhause aus – mit Routinen zu gestalten. Ich brauche Bewegung und frische Luft zum Denken. Förderlich für meine Produktivität und Kreativität ist sicherlich die Möglichkeit der Beachtung meines Biorhythmus – ich arbeite, wenn mein Geist fit ist. Wenn ich mich ausgelaugt fühle, kann ich Kraft tanken, indem ich in die Natur laufen gehe oder einfach kurz innehalte und mich entspanne. Diese Autonomie hatte ich bei vorherigen "nine-to-five"-Büro-Jobs nicht. Ich würde sogar sagen, die Umstellung hat mich produktiver gemacht.

Dein Highlight des New Work Modells: 

Ich schätze das Vertrauen, dass die imc allen Beschäftigen mit einem solchen Modell entgegen bringt. Ebenso habe ich gelernt, dass „Mental Health“ weit mehr als nur Initiativen und Seminare sind – das dies hier gefördert wird, finde ich gut.

Für alle remote Liebhaber haben wir auch etwas in petto: Unsere imcINSPIRE Sessions, auch Espresso-Webinare genannt. In kurzen morgendlichen Sessions gibt es Impulse von spannenden Referenten zu den unterschiedlichsten Thematiken. Von Diversity über Gesundheitsmanagement bis hin zum Teambuilding war bereits alles dabei. Der Aufwand ist gering, das Ergebnis dafür umso größer. Denn auch hier wird die Wissensvermittlung in ein inspirierendes Event-Format verpackt, sodass das gemeinsame Lernen Spaß macht. 

Ein voller Terminkalender, berufliche Verpflichtungen, gesellschaftliche Krisen: sowohl im privaten als auch im beruflichen Alltag sind viele häufig im Stress und werden gefordert. Jede*r reagiert darauf anders. Während die einen mit der Belastung klarkommen, fühlen sich die anderen überfordert.

„Nicht erst seit der Pandemie ist das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter*innen ein sehr wichtiger Punkt für uns“, so Jennifer Wilhelm, HR Managerin. „Mit der Einführung unseres hybriden Arbeitsmodells hat nun jede*r die Möglichkeit, den Arbeitsalltag nach den persönlichen Bedürfnissen und Verpflichtungen auszurichten. Die neu gewonnene Flexibilität hat zum Ziel, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern und auch den Stresspegel nachhaltig zu reduzieren“.

Aber dabei wollen wir es nicht belassen und noch einen Schritt weitergehen: Mit verschiedenen Gesundheitsbenefits wollen wir die Zufriedenheit, Motivation und auch die mentale Gesundheit bei imc fördern. So möchten wir erreichen, dass unsere Mitarbeiter*innen gerne bei imc arbeiten und sich beruflich, als auch privat verwirklichen können, ohne dass es auf Kosten des eigenen Wohlbefinden geschieht.

Unsere Aufgabe bestand darin, bestehende Strategien zu überarbeiten und neue Austauschformate zu schaffen, um so unser hybrides Modell auf ein globales und professionelles Level zu bringen und trotz allem die Unternehmenskultur zu wahren. Einer der Erfolgsfaktoren des Hybrid-Modells stellte dabei die Einführung einheitlicher (Qualitäts-) Standards dar, welche als Grundlage für die tägliche Kommunikation und Kollaboration dienen sollen.

Zunächst wurden globale Standards entwickelt, auf deren Basis weitere kreative Formen der Zusammenarbeit als Chance auf den gemeinsamen Austausch entstehen können. Das Ergebnis: Unsere „Communication & Collaboration“ Guidelines. Konkret enthalten sind darin Leitlinien für die Kommunikation, Meeting Netiquetten, Social Media Playbooks und Best Practice Empfehlungen. Diese Guidelines und Leitlinien sollen als Orientierung für die tägliche, gemeinsame Arbeit und unser Handeln dienen. Sie setzen außerdem einen globalen Standard für Umfang und Qualität der Kommunikation und Zusammenarbeit bei imc.

Unsere einzelnen Standorte sind fleißig dabei, mehr und mehr Berührungspunkte für die Zusammenarbeit und Vernetzung zu schaffen. Und wir stehen erst am Anfang: Weitere Teams haben bereits angekündigt, ebenfalls eigene kleine Rituale einzuführen und regelmäßiger in die Offices zurückzukehren, sofern es die aktuellen Corona-Bestimmungen zulassen. Wir sind gespannt und freuen uns darauf zu sehen, welche Ideen und kreativen Zusammenarbeitsformen sich etablieren werden und so trotz räumlicher Distanz das „Wir-Gefühl“ bei imc bestehen bleibt. Stay tuned!

Damit auch in den ersten Tagen und Wochen alles glatt läuft, haben wir uns auch für diese Phase einige Specials überlegt. Für Begeisterungsstürme haben nicht nur bei uns, sondern auch bei unseren bisherigen neuen Startern die eigens kreierten Welcome Boxen gesorgt. "Die süßen Fruchtgummi-Schlaufüchschen zum Naschen kamen bei allen gut an", so Jan Stauder, IT Engineer bei imc. Claudia Michels, die als neue Corporate Designerin startete freute sich besonders über die imc Kaffeetasse und das Klee-Saatgut – die Message dahinter: „We grow together“.

Kann man das noch übertrumpfen? Wir sagen ja, denn mit unseren neuen hybriden Welcome Days haben wir noch eine Schippe draufgelegt. Unsere Welcome Days sind DIE Networking-Veranstaltung für alle Neustarter bei imc. An zwei Tagen haben alle die Gelegenheit, einige der führenden Personen bei imc zu treffen und einen Einblick in das Produktportfolio zu erhalten.

„Uns war es wichtig, dass Entertainment und Networking nicht zu kurz kommen“, so Desiree Stroh, HR Managerin und Gastgeberin der Welcome Days. „Mitmachaktionen wie Bingo Games, Quizzes und eine virtuelle Fotobox sorgen neben den fachlichen Inhalten für ausreichend Abwechslung und Spaß. Diese Momente im Onboarding sollen bei den neuen Kolleg*innen das Gefühl auslösen, mit der Wahl der imc alles richtig gemacht zu haben, sodass sie sich später mit einem Lächeln an ihre Anfänge zurückerinnern“. Und auch Jennifer Wilhelm, HR-Managerin und ebenfalls Organisatorin der Welcome Days betont, wie wichtig es ist, die Newbies abzuholen und Erinnerungen und Verbindungen zu schaffen, die sie noch lange Zeit auf ihrem Weg bei imc begleiten.

Auch wenn die neuen Mitarbeitenden bereits mehrere Wochen Teil der imc Familie sind, wollen wir die Onboarding-Journey noch nicht enden lassen. „Work in Progress“ lautet die Devise, während noch weitere kreative Ideen entwickelt werden, um auch diese Phase zukünftig zu einem Erlebnis zu machen.

„Mission completed“ heißt es nach sechs Monaten. Für uns alle ein Grund zu feiern. Und das beste: die Reise geht weiter. Zahlreiche Events und Aktionen wie beispielsweise unser Markenbotschafterprogramm oder unsere Diversity und Inclusion Initiative laden auch im hybriden Arbeiten zum Mitmachen und Netzwerken ein.

Sind wir stolz auf unsere neue Onboarding Journey? Definitiv ja! Ist sie bereits perfekt? Nein – und so wollen wir sie kontinuierlich verbessern. Schließlich ist „Mitgestalten“ eines der Grundprinzipien unseres New Work Modells und so laden wir Teamleiter und auch die Kolleg*innen ein, die neuen Prozess aktiv mitzugestalten.

Mit dem bisherigen Feedback können wir allerdings nach zwei Monaten schon sagen „Es lohnt sich!“ – für uns definitiv ein Ansporn, demnächst nochmal eine Schippe drauf zu legen. Lasst euch also überraschen!